在留学初期湖北便设有驻日监督。据《张之洞全集》记载，清末十五年间，张之洞先后派遣张斯栒、钱恂、卞綍昌等人充任湖北驻日监督。他们主要负责政府旨意的上传下达，在清政府和留学生之间充当着桥梁，为清政府管理留学生提供了极大的便利。除设置监督外，他还不定期派人出国考察留学生的品行学术。1905年的《札金鼎前往日本、美、德、法、比等国考察湖北游学生品行学术优劣勤惰》中记载：“前湖北试用知府金鼎……前往日本及美德法比等国，将湖北游学生品行，学术详加察访，优劣、勤惰分别登记。遇有应行整顿之事，即会商原派驻洋监督，或就近禀商出使大臣，妥酌办理”。^[2]P498简言之，出洋考察人员与驻洋监督十分重视整顿留学队伍、关注留学生的品行发展与学习生活。可以说，张之洞兴办留学教育能取得一定成效与严格的监督考察是分不开的。

其次，完善管理体系。张之洞从管理机构和管理章程两方面加强了对留学生的管理。他一方面设置专门的留学管理机构。1904年,他在湖北全省学务处下特设“游学科”来统辖出洋游学游历事务。^[6] 这是近代第一次设立专门的留学管理机构，为留学事业有条不紊地进行提供了组织保障。另一方面，他主持制定了一系列监管措施。由于当时留日学生多次参与组织革命活动，张之洞在和日本使臣多次协商后，双方决定制定专门政策来管理约束留学生。