一、项目档案管理的现状
（一）、项目档案管理普遍存在的问题
在项目施工过程中，领导和基层管理人员及施工人员对项目档案管理工作的重要性意识不足，基层单位没有专职或兼职的档案管理人员。另外，各单位和部门缺乏相互沟通交流，档案管理责任不落实，往往是重工程建设，轻档案管理，在工程完工时，各单位才开始应付整理工程资料。种种因素，造成项目档案资料管理无序，资料流向不明，收集不齐全，组卷、归档的档案严重存在与工程实际不符，给工程后绩工作带来严重的影响和无法估量的损失。
（二）、当前常见的项目档案管理方法
1、组建项目档案管理领导小组
建立由建设单位（业主）牵头，设计、施工、监理等单位参加的联合项目档案管理领导小组。
施工单位建立以项目经理挂帅，技术员、施工员负责管理好施工现场的施工图纸、设计更改通知单、施工更改设计、补充设计的施工图纸等档案资料。
设计单位，由项目施工图纸的设计者和档案部门的管理人员一起负责施工图纸、文件、计算数据、会议纪要等资料的收集、整理。
监理单位，现场监理负责检查项目部对施工现场的各种文件、资料，图纸等管理情况。
建设单位（业主）以合同为依据，以经济为杠杆组织协调各单位，建立健全项目档案管理工作的各项规章制度，明确各方责任。明确工作范围，明确归档时间，责任落实到人。
工程从立项到竣工，由施工单位负责收集施工全过程的图纸、声像等档案资料，整理后按时移交给设计单位的档案管理人员进行整理、组卷、文件资料的数字化加工。
2、建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度
建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度是保证项目档案完整、准确、齐全的前提，根据国家、行业的有关标准、规范等规定，结合各单位的实际情况，建立行之有效的建设项目档案管理制度和管理工作流程，实现档案管理工作的常态化、标准化、规范化、信息化。
加强项目档案管理制度建设，建立档案管理工作程序，是做好项目档案管理工作的根本保障。必须明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设单位是工程项目的业主，也是工程和项目档案的接收者，应担当好工程建设过程中档案管理工作的组织者，把项目档案纳入合同管理，明确各方责任，组织协调各方工作，及时沟通档案资料的管理现况，交流档案管理信息，根据合同规定，要求各单位管理好与建设项目相关的文件、档案资料。整理，组卷，按时向档案部门移交。
二、信息环境下的项目档案管理
（一）、链接局域网，建立设计单位档案管理部门网站
建立设计单位档案管理部门网站，搭建档案信息发布平台，档案管理系统通过局域网与相关业务系统OA、EIP系统对接，实现各类档案信息资源集中管理，遵循电子文件与实体文件同步归档，本着“谁产生、 录入、谁审核”的原则，由档案管理部门将条目主要信息录入到该档案管理系统中，同时上传相应的电子文件，实现档案信息资源共享,
（二）、以档案管理系统为平台，构建档案信息发布网页
建立档案信息发布网页，为用户查询、检索提供了极大的方便，用户不用再跑档案部门，足不出户就可以完成借阅、归还电子档案，查看档案信息、浏览电子文件全文等。
建立档案信息发布网页，传递建设、设计、施工、监理等各单位的档案管理情况，及时发布档案信息，在各类档案中为用户提供方便快捷的查询和检索，档案管理工作的效率和质量都将得到极大的提高，实现项目档案的动态管理。
（三）、项目档案数字化建设
使用数据库技术以及高速扫描技术将声像文件、纸质文件、电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。
档案数字化建设主要方法是全文储存档案，实现数字化形式的管理，对档案信息中的文字内容与有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口分类，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。这就需要将纸质材料进行数字化转换，其中可以用扫描仪输入。还包括了对图像文件进行压缩管理后重命名，存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过文件名查找。有些档案是需要永久储存的，对光盘进行刻录，就能够妥善处理这一问题。
（四）、做好档案信息资源的提供利用工作
档案的提供利用工作，是档案的基础性管理工作，是档案功能的再扩展，能够产生明显的经济效益和社会效益，档案信息资源的开发利用，能有效地促进项目档案管理信息化的进程。在进行档案信息资源开发时，要重视对档案信息进行科学合理的分类与整合，将信息集成化，系统化，采用统一的管理模式，减少信息分散程度。
同时要注重档案管理信息化的规范性和标准化，规范和标准可以提高档案管理的工作效率，提高档案信息的利用率。制定标准规范要对档案信息进行分类，形成规范化、标准化的档案管理模式，有利于档案信息资源的开发利用。
（五）、依据不同需求选择项目档案管理软件
项目档案管理选用软件应注意的事项：第一，软件进行档案信息管理时，同时要具备对信息管理平台进行及时维护与升级的功能。第二，软件要具备安全与保密性，具有一定的监控功能。这样增强了档案信息管理的权限查询，也可以对所有的用户进行实时安全监控。第三，软件管理系统必须具备较快的反应速度，满足查询以及操作的需求。第四，软件必须符合国家行业的相关标准和规范，应当通过国家认定。
