武汉大学是国家教育部直属重点综合性大学，是国家“211”工程和“985”工程重点建设高校。人事档案室隶属校人事部，现有专职工作人员3人，负责管理全校在职教职工、博士后、离退休等各类人员人事档案15000余卷。
一、人事档案利用情况统计
人事档案的利用根据查借阅主体分为因公和因私两个大的方面。因公主要包括组织部、人事部、校内各二级单位及校外公检法等单位因工作上的原因调阅人事档案。组织部门在开展干部工作时，如提拔干部、干部考核、干部挂职锻炼等需查阅干部个人档案；人事部门一般在教职工工资晋升、职称晋级、离退休、诉讼仲裁等各项工作中需利用人事档案；校内其他二级单位利用人事档案的情况包括在教职工发展入党、去世写讣告、撰写名人传记等；校外单位主要指公检法因办理案件需要调阅人事档案，另外还有部分教职工因工作调动的原因，对方单位组织人事部门来调阅其人事档案。因私利用档案情况主要体现在以下几个方面：一是因继承遗产、出国探亲等事项办理亲属关系公证时需复印干部（工人）履历表；二是教工考研、考博和出国留学等事项需要复印以前的成绩表等材料；三是部分职工因晋升、评优等原因查阅历年的年度考核登记表。
从2007-2013年的统计数据来看（图一），人事档案的利用主要以因公为主，所占比例为82%，因私利用只占18%。其中人数部占48%，组织部占24%，校内其他二级单位占6%，校外单位占4%。

图一
从历年走势图（图二）来看，组织部门对人事档案的利用处于逐年降低的状态，人事部门因2006年的工资改革，对人事档案的利用卷次数量显著高于其他年度，其他年度数量相对平稳。校内各二级单位和个人对人事档案的利用呈逐年增高的趋势，其中2013年因学校集中购买教师小区住房，导致个人查阅人事档案数量激增，即使剔除这一影响因素，2013年的个人查借阅数量仍然有150人/次，比2012年的110人/次增加36%。


图二
二、原因分析
1、人事管理信息系统的建立，降低了对纸本人事档案的依赖
目前各高校基本都建立起了人事管理信息系统，涵盖了教职工所有的基本信息如出生时间、最高学历、最高学位、技术职称等，有的甚至进行了人事档案数字化扫描工作，形成了完整规范的电子文档，组织部门也建立了相应的干部信息系统，虽然这些信息系统的数据均采集自人事档案，但随着人事管理信息系统的逐步完善和发展，其强大的检索、统计、分析等功能，逐步减少了组织人事工作中对纸质人事档案的依赖，形成一种人事档案越来越不起作用的误解。
2、因私增加的原因
随着社会法制化建设的日益完善，相关单位对房产等不动产的继承、过户等手续要求越来越严格，必须由房产所有人所在单位的人事部门提供干部（工人）履历表中的亲属关系证明，方可办理相应的继承、过户等手续。此外，在涉及遗产的法律诉讼中，人事档案中填写的家庭成员情况是案件的重要证据。

三、存在问题
1、失真、虚假的人事档案
人事档案内容失真是人事档案所包含的信息在逐渐形成的过程中受人为干扰而产生的，在现实环境中，许多人事档案所包含的信息在刚产生时是正确的，但在通过收集、整理形成人事档案的过程中，不断受到人为因素的干扰，一些人根据主观臆断或为达到某种目的对这些信息进行任意的增加、修改、删除，当通过管理流程最终形成人事档案时这些信息已经被改动的面目全非。
虚假人事档案是指人事档案中夹杂着大量虚假错误的信息，与人事档案内容失真不同的是，这些虚假错误的内容、材料不是在人事档案形成过程中产生的，而是这些内容、材料本身所包含的信息就不正确。
人事档案内容失真、虚假，造成档案造假、档案冤案等现象的频频发生，影响了人事档案的真实性，降低了人事档案的可信度。
2、老化、过时的人事档案
由于信息资源本身具有迅速的衰变周期、强烈的变动性，对时间具有一定的敏感性，加上文件生命的周期，随着时间的发展，人事档案中所包含的信息必然会逐渐被后来的信息所完善、补充、发展甚至超越，当其中某些信息陈旧过时时，档案的价值也就会降低或丧失，若依照这些老化的、过时的档案内容开展工作，必定会产生负面的影响。因此在人事档案管理过程中，需要及时收集新的材料对人事档案进行补充、完善，力求维护人事档案的完整，保证档案信息与客观现实的接近程度。但匆忙的更新、补充可能会带来材料收集的不完备，材料中夹杂与现实情况不相符合的信息等现象，也会降低人事档案的可信度。