档案和档案管理工作源于人类文明的早期。文字的出现，使人类由蒙昧走向文明，阶级和国家的产生，促使统治者在维护其统治的过程中重视档案文献的积累和保管[1]。有了档案，就有了档案管理工作。在古代，由于档案数量比较少，种类单一，利用范围狭窄，档案管理与图书、资料等其他文献的管理没有明确的界限，在管理人员、管理机构、管理制度等方面没有区分开来。
近现代以来，医学档案管理工作才发展成为一项独立的业务工作[2]。随着医学科学技术的进步以及医疗活动领域的拓展，各种门类和载体形式的医学档案大量增加，医疗机构和医务人员在其活动中产生了数量众多、种类多样、载体各异、内容丰富的医学档案。同时，社会对医学档案的需求日益增强，需要设立专门的医学档案管理机构，并由受过专门的医学档案教育或培训的人员对其进行系统管理，为社会各项事业发展提供医学档案利用和服务。
1 传统医学档案管理工作的内容
医学档案管理工作的基本内容一般包括以下8项：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂和利用工作[3]。其中，医学档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作是医学档案管理的基础业务工作，主要是针对医学档案实体的管理，对医学档案实体进行有序组织、排列和统计，建立数量充足、种类齐全、载体多样的馆藏体系，为医学档案的利用服务奠定医学档案资源基础[4]。医学档案的检索、编纂和利用工作是在医学档案实体管理的基础上，对医学档案信息进行的组织、加工和提供利用，属于医学档案信息管理工作，主要目的是提供医学档案为社会利用需求服务。随着医学档案管理现代化的发展和医学档案利用工作的加强，医学档案编目检索工作和医学档案编纂工作逐渐成为相对独立的医学档案业务工作，这使医学档案管理工作的内容结构发生了变化。
2 现代医学档案的特点
2.1数量激增，种类多样
由于医院的发展和患者的增加，医学档案的数量与日俱增[5]。在这样的社会技术背景下，科学技术档案和其他专门医学档案的数量急剧增长，逐渐从普通档案中分离出来，导致医学档案种类的多样化和医学档案管理范围的扩大。
2.2 来源广泛，内容繁杂
医院在现代社会职能活动范围越来越广泛，各医疗机构的联系和交流也不断扩大，致使医学档案的来源十分广泛和分散，内容极其丰富[6]。医学档案记录了从古至今，涉及各方面的情况。医学发展的分化与综合以及相互渗透的特点，科学与社会、经济日益密切的关系等都反映在医学档案内容上，使医学档案的成分和内容更加纷繁复杂。
2.3载体形式多样化
现代社会，传统的纸质医学档案虽然仍占据统治地位，但特殊载体形式的医学档案，包括缩微医学档案、声像医学档案及电子医学档案等大量出现，尤其是电子医学档案的出现和普及，推动了整个医学档案管理工作的变革。医学档案载体形式的变化促使人们寻找医学档案长久保存、医学档案信息的传递和利用的新的手段和方法[7]。
2.4 社会对医学档案的需求增加
信息时代，社会对信息的需求空前增加，各行各业都要求尽快获取充分而准确的信息。医学档案作为一种重要的医疗行业信息源，越来越多地受到了人们的关注，社会对医学档案信息的存贮、传递、利用提出了更高的要求。现代医学档案数量大、门类广、内容复杂、形式多样的特点以及社会对医学档案需求的增长，对医学档案管理工作提出了新的要求，推动了医学档案管理工作的发展和变革。
3 医学档案管理工作的发展趋势
3.1医学档案管理模式的变革——文档管理的一体化和图书、情报、医学档案管理的一体化
3.1.1文档管理的一体化
文档管理的一体化是指，从文书和医学档案工作的全局出发，实现从文件的制发到归档管理的全过程管理，将文件管理和医学档案管理融为一体[8]。即将现行文件的产生、归档及医学档案管理纳入一个管理系统，采取统一的工作制度、程序和方法，而不再将文件管理和医学档案管理视为两个相互独立、界限分明的管理系统，从而有效地减少了重复劳动，提高了文档管理工作的效率。文档一体化具体应包括：
（1）文档实体生成一体化。即对公文、医学档案从生成、流转、归档形成医学档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。
（2）文档管理一体化。从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。
（3）文档信息利用一体化。可直接通过文档检索系统查找所需要的文件或医学档案。
（4）文档规范一体化。文档一体化要求在公文办理和医学档案管理中实施统一协调的规范和要求。
文件生命周期理论是文档一体化的理论依据。文件生命周期理论认为，文件从其产生到最终销毁或进馆永久保存是一个完整的生命运动过程，医学档案与文件并没有本质的区别，实质上是同一事物，两者只不过处于不同的生命阶段而已，因此，将文件与医学档案纳入一个统一的管理系统，实行一体化的管理，遵循了文件运动的客观规律。
计算机技术的应用，办公自动化的普及以及医学档案管理网络化的发展，为文件和医学档案的一体化管理提供了技术环境[9]。在办公自动化条件下，人们可以轻松地在计算机上起草文件并通过网络进行传输和办理，最后决定是否销毁或归档保存，文件与医学档案之间不再有明确的界线。利用文档一体化管理软件，人们可以随时将已经处理完毕的文件归档。而在传统的管理模式中，文件管理和医学档案管理是两个相互独立的阶段，文件办理完毕以后归档整理的周期较长，文件转化为医学档案有一个明显的过程，在此过程中，不可避免地造成了重复劳动，如文件的重复著录和标引等。
文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，医学档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的医学档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要[10]。
3.1.2 图书、情报、医学档案的一体化管理
图书、情报、医学档案各有其特点，图书具有比较系统的知识体系，情报是用来消除不确定性的特定信息，医学档案是记录人们社会活动的原始信息，但三者在功能上可以互补。随着现代信息技术的发展，三者的一体化管理方案将日趋成熟。图书、情报、医学档案一体化的管理模式具有突出的优势，首先，可以提高信息的综合度，充分组织和开发利用各类信息资源，满足生产、生活、领导决策和文化传播综合、集成的信息需要。其次，可以优化单位的资源配置，实现资源共享。近年来，许多大型医疗机构在以前图书室、资料室和医学档案室的基础上进行资源重组，建立了企业信息中心，对图书、情报和医学档案实施一体化管理，将它们纳入统一的信息管理系统，能够充分利用各类信息资源，实现资源共享。再次，图书、情报、医学档案的一体化管理适应了社会信息化和数字网络环境对于各类信息综合集成的管理需要和利用需要。在信息网络环境下，图书、情报、医学档案等各类信息资源将不再是界限分明的孤岛，而是相互渗透、相互连接的信息集成[11]。
当前，随着计算机技术、网络技术和现代通信技术的发展，两个“一体化”管理的发展趋势日趋明显，相应地，要求医学档案工作者改革思想观念，开阔视野，积极向纵向和横向延伸。所谓纵向，是指向前延伸至文件管理，应熟悉文件管理的理论与方法。所谓横向，是指图书与情报管理。医学档案作为一种独特的信息资源，与图书、情报之间存在密切的联系，医学档案工作者应该了解图书、情报工作的原理和方法，为三者的一体化管理奠定基础[12]。
3.2 医学档案管理手段的变革——数字化和网络化
20世纪中后期以来发生的以计算机技术为代表的现代信息技术革命，使医学档案管理的方式发生了变革，由传统的手工管理方式向数字化和网络化方向发展。所谓医学档案管理的数字化，是指借助计算机技术等现代信息技术，直接生成数字医学档案信息，或通过数字化技术，将存贮在传统介质上的模拟医学档案信息转换成数字信息，便于医学档案信息的网络传输和共享[13]。数字化医学档案的产生主要有两个渠道，一是在数字网络环境下（尤其是在办公自动化环境下）直接产生大量的电子文件，通过在线或离线方式归档以后转化成电子医学档案。二是通过馆藏数字化，将原来存贮在纸张、缩微胶片、唱片、录音带、录像带等载体上的医学档案信息通过数字化处理后转换成数字信息，形成电子医学档案。数字化医学档案是实施医学档案网络化的必要前提。随着互联网的普及，医学档案管理网络化已是大势所趋。所谓医学档案管理网络化，是指通过网络接收、传递、开发和利用医学档案信息。医学档案管理数字化和网络化已经并正在打破长期以来在纸质环境下形成的传统、封闭的医学档案管理模式，极大地提高了医学档案管理效率，为数字环境下医学档案信息的组织、开发和提供利用奠定基础。